Otrzymałeś fakturę za hotel za granicą i zastanawiasz się, jak ją prawidłowo rozliczyć w polskim VAT i podatku dochodowym? Wbrew częstej obawie, zakwaterowanie w hotelu poza Polską nie jest importem usług w rozumieniu ustawy o VAT – miejsce świadczenia tych usług znajduje się bowiem w kraju, w którym hotel stoi (art. 28e ustawy o VAT). W tym poradniku krok po kroku wyjaśniamy, jak ująć taką fakturę w księdze przychodów i rozchodów, jakim kursem waluty się posłużyć, kiedy przysługuje odliczenie VAT, a kiedy można starać się o zwrot podatku zapłaconego za granicą. Materiał opracowano w oparciu o oficjalne interpretacje Izby Podatkowej oraz przepisy ustawy o VAT.

Ostatnio sprawdzane: 2026-08-02

Podstawa prawna: Art. 28e ustawy o VAT – miejsce świadczenia usług związanych z nieruchomością · Odliczenie VAT: Co do zasady brak prawa do odliczenia VAT od usług noclegowych · Import usług: Faktura za hotel za granicą stanowi import usług – obowiązek rozliczenia w Polsce · Zwrot VAT: Możliwy przez procedurę VAT-REF w kraju hotelu

Faktura za hotel za granicą – najważniejsze ustalenia

1Miejsce świadczenia = kraj hotelu

• Usługi hotelowe to usługi związane z nieruchomością – miejsce świadczenia znajduje się tam, gdzie hotel stoi (art. 28e ustawy o VAT). (Izba Podatkowa)

2Brak importu usług

• Ponieważ miejsce świadczenia jest poza Polską, nabycie noclegu za granicą nie jest importem usług – nie wykazuje się go w deklaracji VAT. (Izba Podatkowa)

3Brak prawa do odliczenia VAT

• Art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT zakazuje odliczania podatku od usług noclegowych – zarówno krajowych, jak i zagranicznych. (Podatnik.info)

4Księgowanie w KPiR = wartość brutto

• Faktura hotelowa ujmowana jest w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” w kwocie brutto (z całym zagranicznym VAT). (Poradnik Przedsiębiorcy)

Podstawowe fakty o fakturze za hotel za granicą a VAT

Element	Stan faktyczny
Podstawa prawna – miejsce świadczenia	Art. 28e ustawy o VAT – miejsce położenia nieruchomości
Podstawa prawna – zakaz odliczenia	Art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT (usługi noclegowe i gastronomiczne)
Klasyfikacja w VAT	Nie stanowi importu usług – nie wykazuje się w deklaracji VAT
Obowiązek w Polsce	Wyłącznie koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym
Księgowanie w KPiR	Kolumna 13 (pozostałe wydatki) – wartość brutto
Kurs waluty	Średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia faktury
Odliczenie VAT w Polsce	Niedozwolone – ani zagranicznego, ani polskiego
Zwrot zagranicznego VAT	Możliwy przez procedurę VAT-REF (jeśli hotel w UE)
Biała lista VAT a odliczenie	Sprawdzenie kontrahenta na białej liście nie przywraca prawa do odliczenia
Faktura bez NIP	Nie uniemożliwia ujęcia w kosztach

Jak rozliczyć fakturę za pobyt w hotelu?

Główna zasada: fakturę za zagraniczny hotel rozliczasz wyłącznie jako koszt podatkowy – nie wprowadzasz jej do ewidencji VAT ani do deklaracji VAT-7/VAT-UE. Powód: miejsce świadczenia usługi znajduje się w państwie, w którym hotel jest położony (art. 28e ustawy o VAT).

Praktyczne kroki wyglądają następująco:

1. Sprawdź, czy faktura dotyczy wyłącznie usługi noclegowej (ewentualnie śniadania – również gastronomia, bez odliczenia).
2. Przelicz kwotę na PLN według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia faktury – według wytycznych 123HOTELE.pl.
3. Wpisz kwotę brutto (całą wartość z faktury, łącznie z zagranicznym VAT) do kolumny 13 „Pozostałe wydatki” w KPiR.
4. Dołącz fakturę do dokumentacji księgowej – nie musisz jej odrębnie zgłaszać w urzędzie skarbowym.

Kurs waluty do faktury zagranicznej

Zagraniczna faktura hotelowa wystawiona w euro, funtach, koronach czy dolarach wymaga przeliczenia na złote. Stosujesz średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury przez hotel – a nie dzień zapłaty ani dzień księgowania. Jeśli faktura nie ma daty wystawienia (zdarza się w przypadku paragonów hotelowych), przyjmuje się datę poniesienia kosztu (np. datę zapłaty).

Faktura za hotel bez NIP – czy to problem?

Brak numeru NIP na fakturze zagranicznej – zwłaszcza gdy hotel nie jest zarejestrowany do VAT-UE – nie uniemożliwia ujęcia wydatku w kosztach. W przypadku faktur z krajów UE warto jednak sprawdzić, czy kontrahent ma ważny numer VAT-UE (np. przez system VIES). Numer ten nie jest wymagany, ale jego brak może utrudnić ewentualne starania o zwrot podatku w procedurze VAT-REF.

Faktura za hotel w Niemczech – specyfika

W Niemczech na usługi noclegowe obowiązuje obniżona stawka VAT – 7% (przy standardowej 19%). Na fakturze niemiecki hotel wykaże więc kwotę VAT w wysokości 7% od wartości netto. Dla polskiego przedsiębiorcy nie zmienia to zasad księgowania – fakturę ujmuje się w brutto (z niemieckim 7% VAT) w kosztach w KPiR.

Czy od faktury za hotel można odliczyć VAT?

Co do zasady – nie. Art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT wprost wyłącza prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z tytułu nabycia usług noclegowych i gastronomicznych. Przepis ten ma zastosowanie niezależnie od tego, czy nocleg jest kupowany w kraju, czy za granicą. Podkreśla to m.in. portal Podatnik.info.

Oznacza to, że hotel na fakturze nie staje się „fakturą VAT” w polskim rozumieniu – nie ma prawa do odliczenia, nie wykazuje się go w rejestrze VAT zakupów.

Wyjątek – hotel jako towar handlowy

Jest jeden wyjątek: gdy polski przedsiębiorca nabywa usługę noclegową nie na własne potrzeby, ale w celu dalszej odsprzedaży (refakturowania) na rzecz swojego klienta. Wtedy nocleg staje się towarem handlowym – a odliczenie VAT (w odpowiedniej proporcji) może być dopuszczalne. Dotyczy to np. biur podróży, organizatorów konferencji czy firm wynajmujących pokoje dla swoich klientów i refakturujących koszt. Należy jednak pamiętać, że refakturowanie zagranicznych usług noclegowych wymaga ponownego ustalenia miejsca świadczenia – konsultacji z doradcą podatkowym.

Biała lista VAT a odliczenie

Sprawdzenie kontrahenta na białej liście podatników VAT (wykaz dostępny na stronie Ministerstwa Finansów) ma znaczenie dla bezpieczeństwa rozliczeń – ale w przypadku usług noclegowych, gdzie samo odliczenie VAT jest wykluczone, sprawdzenie to nie przywraca prawa do odliczenia. Biała lista chroni przed odpowiedzialnością solidarną za cudzy VAT przy importach usług – a tu import nie występuje.

Czy faktura za nocleg za granicą jest importem usług?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań w kontekście faktura za hotel za granicą a vat. Odpowiedź brzmi: nie. Zgodnie z art. 28e ustawy o VAT, usługi związane z nieruchomościami (w tym zakwaterowanie w hotelach) mają miejsce świadczenia w państwie, w którym nieruchomość jest położona. Skoro hotel stoi poza granicami Polski, miejscem opodatkowania jest to obce państwo – a nie Polska.

Potwierdza to Izba Podatkowa w swojej bazie wiedzy: nabycie usług noclegowych poza Polską nie stanowi importu usług dla celów VAT.

Miejsce świadczenia (art. 28e)

Art. 28e ustawy o VAT stanowi, że miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami jest miejsce położenia nieruchomości. Do takich usług należą m.in. usługi hotelowe, wynajem sal konferencyjnych, parkowanie. Oznacza to, że jeśli hotel znajduje się w Wielkiej Brytanii – opodatkowaniu podlega w Wielkiej Brytanii według tamtejszych stawek.

VIES i numer VAT UE

Jeśli hotel jest zarejestrowany do VAT w swoim kraju (posiada ważny numer VAT-UE), może być konieczne potwierdzenie tego numeru w systemie VIES – ale tylko wówczas, gdyby polski podatnik chciał skorzystać z procedury zwrotu zagranicznego VAT. Sam fakt posiadania numeru VAT-UE przez hotel nie zmienia klasyfikacji – usługa noclegowa nadal jest usługą związaną z nieruchomością.

Reverse charge – jak rozliczyć

Mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge) w ogóle nie ma zastosowania do zagranicznej usługi hotelowej. Reverse charge nakłada na nabywcę obowiązek rozliczenia VAT należnego w kraju, gdzie jest świadczona usługa. Ponieważ miejscem świadczenia jest kraj hotelu, polski nabywca nie ma obowiązku naliczenia VAT w polskiej deklaracji. Gdyby jednak nabywana usługa była inna (np. doradcza, a miejscem świadczenia Polska), wtedy import usług i reverse charge by wystąpiły – jak wyjaśnia Biznes.gov.pl.

Jak zaksięgować fakturę za pobyt w hotelu?

Księgowanie faktury za hotel za granicą w KPiR jest stosunkowo proste – o ile pamiętasz o dwóch kluczowych kwestiach: wartości brutto i kolumnie 13.

KPiR a usługa hotelowa

W księdze przychodów i rozchodów (KPiR) fakturę za hotel – zarówno krajową, jak i zagraniczną – ujmujesz w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” w kwocie brutto. Wyjaśnia to szczegółowo Poradnik Przedsiębiorcy. Nie odliczasz VAT – cała kwota (netto + zagraniczny VAT) stanowi koszt uzyskania przychodu.

W praktyce:

• Przeliczasz kwotę z faktury na PLN według kursu NBP.
• Kwotę brutto (po przeliczeniu) wpisujesz w kolumnie 13.
• Opis: „Faktura VAT za usługę hotelową – [nazwa hotelu, miejscowość, data]”.
• Jeśli faktura zawiera także inne usługi (np. śniadania, parking, minibar), całość księguje się również w kolumnie 13 – bo wszystkie te usługi wiążą się z noclegiem.

W przypadku pełnej księgowości (księgi rachunkowe) fakturę zagraniczną ujmuje się na odpowiednich kontach kosztowych (np. koszty podróży służbowych, reprezentacji) – również w kwocie brutto. Według 123HOTELE.pl, rozliczenie zagranicznego VAT nie następuje w polskim rejestrze VAT.

Faktura za taxi za granicą a VAT – podobieństwa

Często pytacie też o fakturę za taksówkę za granicą – zasada jest podobna: usługa transportu osobowego w obcym państwie co do zasady nie podlega polskiemu VAT (miejsce świadczenia to kraj wykonania usługi). Fakturę księguje się w kosztach (kolumna 13), bez odliczenia VAT. Różnica polega na tym, że taksówki mogą być opodatkowane w kraju wykonania stawką obniżoną – ale dla polskiego podatnika to wciąż koszt brutto.

Przedsiębiorcy rozliczający faktury za hotele za granicą powinni zapoznać się z obowiązującymi stawkach VAT na noclegi hotelowe, aby prawidłowo określić możliwość odliczenia podatku.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy można zastosować 0% VAT na fakturze zagranicznej?

Nie. Faktura za usługę hotelową w kraju poza Polską jest opodatkowana według stawki obowiązującej w tym kraju – polski podatnik nie ma możliwości zastosowania stawki 0%, bo miejscem świadczenia nie jest Polska. Przykładowo, w Wielkiej Brytanii stawka na usługi hotelowe wynosi 20% (stan na 2025 r.).

Czy mogę ubiegać się o zwrot podatku VAT za nocleg w hotelu?

Według portalu SaleBiznesowe.pl, procedura nazywa się VAT-REF i dotyczy zwrotu zagranicznego VAT zapłaconego przez polskiego przedsiębiorcę w krajach UE. Warunkiem jest złożenie wniosku w polskim urzędzie skarbowym wraz z fakturami oraz potwierdzeniem, że podatnik nie korzysta ze zwolnienia z VAT. Procedura jest bezpłatna, ale wymaga spełnienia rygorystycznych terminów – szczegóły na stronie SaleBiznesowe.pl.

VAT od pokoi hotelowych – stawki, zasady i zwroty w Wielkiej Brytanii

W Wielkiej Brytanii standardowa stawka VAT na usługi hotelowe wynosi 20% (stan na 2025 r.). Nie ma obniżonej stawki na noclegi (w przeciwieństwie do Niemiec). Polski przedsiębiorca może ubiegać się o zwrot tego brytyjskiego VAT przez procedurę VAT-REF – ale tylko jeśli hotel posiada ważny numer VAT-UE (UK VAT number). W przypadku hoteli spoza UE (np. USA, Turcja) zwrot jest praktycznie niemożliwy bez umowy dwustronnej – a takich umów z większością krajów Polska nie ma.

Nocleg audytora a VAT – czy są szczególne zasady?

Nie ma odrębnych zasad dla audytora. Jeśli audytor (np. biegły rewident) nocuje w hotelu za granicą w ramach świadczenia usług na rzecz polskiej firmy, faktura – jak każda inna – nie podlega polskiemu VAT. Koszt jest księgowany w KPiR w kolumnie 13. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy audytor refakturuje koszt hotelu na polskiego klienta – wtedy dla polskiego odbiorcy może to być import usług (ale pod innymi warunkami, nie jako nocleg, a jako element usługi audytorskiej).

Jaki kurs waluty zastosować do faktury za hotel w Niemczech?

Stosujesz średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia faktury. Dla faktury wystawionej 15 marca 2025 r. – kurs z 14 marca 2025 r. (jeśli 14 marca jest dniem roboczym). Jeśli faktura nie ma daty – przyjmij datę zapłaty.

Czym różni się import usług od nabycia wewnątrzwspólnotowego?

Import usług dotyczy nabycia usług od podatnika z innego kraju (UE lub spoza UE), gdy miejscem świadczenia jest Polska – wtedy nabywca musi rozliczyć VAT. Nabycie wewnątrzwspólnotowe dotyczy towarów – gdy kupujesz towar z UE i sprowadzasz go do Polski. Zagraniczna usługa hotelowa nie jest ani jednym, ani drugim – jest wyłącznie kosztem podatkowym.

„Zakup usług noclegowych poza Polską nie stanowi importu usług, ponieważ miejscem świadczenia tych usług jest miejsce położenia nieruchomości.”

— Izba Podatkowa (Krajowa Informacja Podatkowa)

„Podatnik może ująć fakturę za usługi hotelowe jako koszt firmowy, jednak nie ma możliwości odliczenia od niej podatku VAT.”

Podsumowanie: „Podatnik może ująć fakturę za usługi hotelowe jako koszt firmowy, jednak nie ma możliwości odliczenia od niej podatku VAT.”

— Podatnik.info, portal podatkowy

Źródła i literatura

• Infor – Zakup usług za granicą – kiedy rozliczamy VAT od importu usług
• Prawo.pl – Jak traktować w VAT faktury od kontrahenta unijnego
• FakturaXL – Refaktura za usługi noclegowe w krajach UE
• RozliczenieDelegacji.pl – Zakup usług w zagranicznej podróży służbowej a obowiązek podatkowy